Asl es como se puede describir la instruction de crear una oficina de proyectos en una organization que no tiene cultura de proyectos.

Y es que desde la construction de una empresa siempre se minimiza la necesidad de tener responsables de cada proyecto, producto o servicio que la empresa debera implementar, la norma media en la mayorla es que alguien de innovation o de operaciones asuma esa tarea, y se ponga de acuerdo con el resto de las parte interesadas para sacar el proyecto en el menor tiempo posible, al menor costo y con el mlnimo de recursos.

Son indicaciones tlpicas de empresas sin cultura de proyectos, lo mas serio de esto es que el primero paso es comprender que se necesita abordar el tema de proyectos con mucha responsabilidad desde la alta gerencia / direction.

Hoy mas que nunca se requieren profesionales en proyectos y en sus diferentes fases, desde el director de orquesta, el gestor, el jefe de proyectos y finalmente el administrador del portafolio de proyectos, con la intention que cada uno tenga una estructura funcional relacionada a las necesidades de la empresa; todos los roles son muy importantes pero el mas relevante es el gestor, pues es la persona que provee entrenamiento a toda la organization, es quien mantiene la metodologla de proyectos, valida los cronogramas de los proyectos grandes y pequenos, es el proveedor de consultorla al resto de la organization, y es que quien garantiza la calidad por medio de evaluaciones de desempeno del personal de gestion de proyectos.

Pero se cae en el error de solo poner el administrador de proyectos como un todo porque se percibe que lo que hay es poco, cuando en realidad por mas pequeno que sea un proyecto se convierte en experiencia que hay que documentar, administrar y gestionar, donde lo mas importante siempre sera las comunicaciones con cada una de las partes interesadas.

Vamos a enfocar el reto de crear una PMO en la organization como un proyecto en si mismo, por lo tanto los primeros pasos seran:

• Analizar la situation actual
• Decidir el enfoque mas adecuado y las herramientas a emplear («tailoring»)
• Involucrar a los principales stakeholders ( partes interesadas ) Empezaremos a planificar con mas detalle la ejecucion del proyecto, siguiendo estas 4 fases:

Analisis de la situacion: En esta primera fase se sugiere conocer algunos aspectos clave como pueden ser:

El nivel de madurez en Project Management de la companla El tipo de organizacion (funcional, matricial o proyectizada)

El involucramiento/interes de los interesados en el proyecto Tipo de PMO que queremos crear (de soporte, control o directiva)

Fase de Diseno y toma de requerimientos:

Definir las areas de responsabilidad de la PMO con detalle Metodos y procesos a implementar Herramientas y recursos necesarios para llevarlo a cabo Implementacion de la PMO

Pondremos en accion los planes, implementando los procesos y sistemas.

Acciones formativas, de marketing y comunicacion en relacion a la PMO y sus funciones dentro de la organizacion.

La gestion del cambio sera un elemento importante en esta fase, el exito o el fracaso dependera de si la organizacion entiende el valor que aporta la PMO y recibe apoyo de los principales interesados.

Operaciones

Mantener la PMO operativa y funcional

Coaching/Mentorship a los project managers para que colaboren de manera efectiva con la PMO.

Seguimiento y adaptacion de las funciones de la PMO, midiendo su grado de madurez y en base a las necesidades de negocio de la organizacion

Estos son solo algunos consejos, obviamente acometer un proyecto como este no sera tarea facil y deberemos planificar muy bien las diferentes fases y contar con el apoyo de las capas gerenciales de la organizacion si queremos que el proyecto llegue a buen puerto.

Todo cambio de cultura se debe tomar con mucha seriedad y pensando en el futuro de la organizacion, si se quiere hacer bien desde el inicio se debe crear una oficina de proyecto ( PMO ) para dar forma a una cultura basada en metodologlas agiles que le den guia a la estrategia de la organizacion y se documente cada paso para aseguramiento de la calidad y crecimiento.